Onkosten
Wat zijn onkosten?
Onkosten zijn kosten die je als werknemer hebt gemaakt en die ten laste van De Lijn vallen. Het betreft kosten die:
veroorzaakt worden door de uitvoering van de arbeidsovereenkomst;
die in verhouding staan tot de omstandigheden waarbinnen zij gemaakt worden;
waarvan de terugbetaling gebeurt op forfaitaire basis of op basis van de nodige bewijsstukken.
Welke onkosten worden terugbetaald en door wie?
De gedetailleerde beschrijving van de kosten die in aanmerking komen alsook de voor te leggen bewijsstukken vind je in het Beleid Onkosten (zie Pagina's).
Hieronder een overzicht:
Alle persoonsgebonden onkosten die je maakt voor De Lijn worden terugbetaald via het HR Dienstencentrum. Er worden dus geen kosten meer terugbetaald via de lokale kas. Het gaat om:
Niet-persoonsgebonden en groepsonkosten worden door het SSC Boekhouding betaald. Het gaat om:
Meer info hierover vind je op de pagina 'Betaalopdrachten' van het SSC Boekhouding (zie Pagina's).
Hoe dien je je aanvraag tot terugbetaling in?
De digitale aanvraag
Vanaf 3 juni 2020 gebeurt de terugbetaling van de onkosten niet langer via een papieren aanvraagformulier, maar wel via de digitale Mijn SAP-module: "Mijn Onkostennota's". Om je op weg te helpen in deze toepassing is er een handleiding opgemaakt; deze vind je in de rechterkolom.
Indien een bewijsstuk noodzakelijk is voor de terugbetaling van de gemaakte onkost, dan volstaat het de originele bewijsstukken in te scannen of er een foto van te nemen en deze up te loaden in de module.
Let er op dat de foto/scan duidelijk leesbaar en controleerbaar is. Scan ook het volledige bewijsstuk in (voor- en achterzijde, eventueel meerdere pagina's).
Hou het originele bewijsstuk zeker ter beschikking totdat de terugbetaling effectief gebeurd is ! Als chauffeur kan je ook gebruik maken van de scanners op de stelplaatsen om je bewijsstuk in te scannen. Daarna kan je via de kiosken je aanvraag tot terugbetaling doen, en daar de gescande onkost als bijlage toevoegen.
Waar nodig wordt de aanvraag ter goedkeuring voorgelegd aan de leidinggevende en HR/SSC Boekhouding alvoerens te kunnen overgaan tot de terugbetaling.
Aanvraag via formulier
Er zijn nog enkele uitzonderingen waarvoor de aanvraag wél nog via een aanvraagformulier verloopt. Meer info over deze onkosten vind je in de subpagina 'Onkosten via aanvraagformulier'.
Binnen welke termijn moet je je aanvraag tot terugbetaling van onkosten indienen?
Alle onkosten dienen steeds binnen de 2 maanden na de maand waarin de onkosten worden gemaakt, ingediend te worden.
Bij de vraag tot terugbetaling van een trajecttreinkaart geldt de datum van de laatste treinrit als referentie voor het bepalen van de start van de bovengenoemde termijn.
De datum waarop de onkosten toekomen bij het HRDC of SSC Boekhouding, is bepalend. Doe je aanvraag dus zeker tijdig, zodat - indien nodig - ook je leidinggevende voldoende tijd heeft om je aanvraag goed te keuren !
Indien je de onkosten niet tijdig kan indienen wegens ziekte of arbeidsongeval, dien je de onkosten in te brengen binnen de maand na je werkhervatting.
De bovenstaande termijn is ook voortaan duidelijk aangegeven op elk aanvraagformulier tot terugbetaling van onkosten.
Voorbeeld : kosten gemaakt in de maand februari 2017 (= maand x) dien je in bij het HRDC uiterlijk op 30 april 2017 (= maand x + 2).
Wat zijn onkosten?
Onkosten zijn kosten die je als werknemer hebt gemaakt en die ten laste van De Lijn vallen. Het betreft kosten die:
veroorzaakt worden door de uitvoering van de arbeidsovereenkomst;
die in verhouding staan tot de omstandigheden waarbinnen zij gemaakt worden;
waarvan de terugbetaling gebeurt op forfaitaire basis of op basis van de nodige bewijsstukken.
Welke onkosten worden terugbetaald en door wie?
De gedetailleerde beschrijving van de kosten die in aanmerking komen alsook de voor te leggen bewijsstukken vind je in het Beleid Onkosten (zie Pagina's).
Hieronder een overzicht:
Alle persoonsgebonden onkosten die je maakt voor De Lijn worden terugbetaald via het HR Dienstencentrum. Er worden dus geen kosten meer terugbetaald via de lokale kas. Het gaat om:
Meer info hierover vind je op de pagina 'Betaalopdrachten' van het SSC Boekhouding (zie Pagina's).
Hoe dien je je aanvraag tot terugbetaling in?
De digitale aanvraag
Vanaf 3 juni 2020 gebeurt de terugbetaling van de onkosten niet langer via een papieren aanvraagformulier, maar wel via de digitale Mijn SAP-module: "Mijn Onkostennota's". Om je op weg te helpen in deze toepassing is er een handleiding opgemaakt; deze vind je in de rechterkolom.
Indien een bewijsstuk noodzakelijk is voor de terugbetaling van de gemaakte onkost, dan volstaat het de originele bewijsstukken in te scannen of er een foto van te nemen en deze up te loaden in de module.
Let er op dat de foto/scan duidelijk leesbaar en controleerbaar is. Scan ook het volledige bewijsstuk in (voor- en achterzijde, eventueel meerdere pagina's).
Hou het originele bewijsstuk zeker ter beschikking totdat de terugbetaling effectief gebeurd is ! Als chauffeur kan je ook gebruik maken van de scanners op de stelplaatsen om je bewijsstuk in te scannen. Daarna kan je via de kiosken je aanvraag tot terugbetaling doen, en daar de gescande onkost als bijlage toevoegen.
Waar nodig wordt de aanvraag ter goedkeuring voorgelegd aan de leidinggevende en HR/SSC Boekhouding alvoerens te kunnen overgaan tot de terugbetaling.
Aanvraag via formulier
Er zijn nog enkele uitzonderingen waarvoor de aanvraag wél nog via een aanvraagformulier verloopt. Meer info over deze onkosten vind je in de subpagina 'Onkosten via aanvraagformulier'.
Binnen welke termijn moet je je aanvraag tot terugbetaling van onkosten indienen?
Alle onkosten dienen steeds binnen de 2 maanden na de maand waarin de onkosten worden gemaakt, ingediend te worden.
Bij de vraag tot terugbetaling van een trajecttreinkaart geldt de datum van de laatste treinrit als referentie voor het bepalen van de start van de bovengenoemde termijn.
De datum waarop de onkosten toekomen bij het HRDC of SSC Boekhouding, is bepalend. Doe je aanvraag dus zeker tijdig, zodat - indien nodig - ook je leidinggevende voldoende tijd heeft om je aanvraag goed te keuren !
Indien je de onkosten niet tijdig kan indienen wegens ziekte of arbeidsongeval, dien je de onkosten in te brengen binnen de maand na je werkhervatting.
De bovenstaande termijn is ook voortaan duidelijk aangegeven op elk aanvraagformulier tot terugbetaling van onkosten.
Voorbeeld : kosten gemaakt in de maand februari 2017 (= maand x) dien je in bij het HRDC uiterlijk op 30 april 2017 (= maand x + 2).
Links:
Veel voorkomende vragen: ‘Mijn onkostennota’s’ en ‘Mijn Inbox
Handleiding: onkosten indienen via Fiori ‘onkostenbeheer’
Handleiding: onkosten indienen via Fiori ‘onkostenbeheer’
Handleiding: Onkosten scannen en toevoegen aan de aanvraag tot onkostenvergoeding
Woon-werkverkeer met de fiets
Het rijbewijsWoon-werkverkeer met de fiets
0 Reacties